Có một niềm tin phổ biến trong giới kho vận: mã QR rồi sẽ thay mã vạch, chỉ là vấn đề thời gian. Sau khi nhìn khá nhiều kho nhỏ chuyển đổi, tôi cho rằng điều đó chỉ đúng ở một nửa quy trình, và nửa còn lại thì mã vạch vẫn thắng nhiều năm nữa.
Ranh giới nằm ở thiết bị đọc. Nơi đã có máy quét laser cầm tay, mã vạch nhanh hơn và rẻ hơn khi quét hàng trăm kiện mỗi giờ. Nơi người ta dùng điện thoại — kho nhỏ, shop online, tài xế giao hàng, khách nhận hàng — thì mã QR là lựa chọn duy nhất chạy được, vì camera đọc được nó mà không cần đầu tư gì.
Mã vạch bán lẻ đã dùng thương mại từ năm 1974, còn mã QR do Denso Wave phát minh năm 1994 chính là để giải bài toán trong kho linh kiện — đọc được mọi hướng và chứa nhiều hơn. Lợi thế thứ hai của mã QR là dung lượng: nó chứa được cả mã đơn, mã kiện, ngày xuất và một đường link tra cứu trong cùng một hình vuông nhỏ, trong khi mã vạch chỉ chứa một dãy số. Phần dưới là cách triển khai cho kho nhỏ không có phần mềm chuyên dụng, bắt đầu từ việc tạo mã QR hàng loạt từ file CSV.
Ba khâu mã QR làm tốt hơn
Khâu thứ nhất là tem trên kiện hàng gửi đi. Một mã chứa link tra cứu đơn giúp cả tài xế lẫn người nhận tự kiểm tra mà không phải gọi tổng đài. Với shop online, đây là cách giảm số tin nhắn hỏi “hàng tới đâu rồi” nhiều nhất mà tôi biết.
Khâu thứ hai là kiểm kho bằng điện thoại. Nhân viên mở một biểu mẫu, quét mã trên kệ hoặc trên thùng, nhập số lượng đếm được. Không cần máy quét chuyên dụng, không cần phần mềm cài đặt, và mỗi người dùng máy của chính mình.
Khâu thứ ba là xác nhận giao nhận. Người nhận quét mã trên phiếu giao, điền tên và ký xác nhận trong biểu mẫu; bạn có bản ghi kèm thời gian mà không phải giữ phiếu giấy.
Camera thì nhân viên nào cũng có sẵn.
Nội dung nên đặt trong mã
Đặt một đường link tra cứu, không đặt dữ liệu chi tiết. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với cách dùng mã vạch, và cũng là chỗ nhiều nơi làm ngược.
Lý do: mã QR tĩnh là văn bản mở, ai quét cũng đọc được. Nhét tên khách, địa chỉ và số điện thoại vào mã trên thùng hàng nghĩa là công khai chúng cho mọi người trên đường vận chuyển. Một mã chứa link tra cứu thì chỉ lộ ra một dãy ký tự vô nghĩa với người ngoài.
Nếu buộc phải để dữ liệu trong mã vì kho không có mạng, hãy giới hạn ở mã kiện và mã đơn — những thứ không nhận diện được cá nhân.
Sinh hàng loạt tem cho cả lô
- Xuất danh sách mã kiện từ phần mềm bán hàng hoặc từ bảng tính ra file CSV, gồm một cột nội dung và một cột tên file.
- Nạp file vào công cụ tạo mã hàng loạt, chọn mức sửa lỗi Q vì tem trong kho hay bị cọ xát.
- Tải cả bộ về dạng ZIP, rồi dàn trang in lên giấy decal A4 chia ô.
- In thử một tờ, quét vài tem bằng điện thoại cũ nhất trong kho, rồi mới in cả lô.
Bước cuối là bước hay bị bỏ. Tem in trên decal đúng cỡ nhưng mực nhạt thì máy mới quét được còn máy cũ thì không, và trong kho thì máy cũ là máy phổ biến hơn.
Chọn cỡ tem và mức sửa lỗi
| Vị trí dán | Khoảng cách quét | Cỡ mã | Mức sửa lỗi |
|---|---|---|---|
| Thùng carton gửi đi | 30–50 cm | 4–5 cm | Q |
| Tem sản phẩm nhỏ | 15–20 cm | 2–2,5 cm | M |
| Nhãn kệ trong kho | 1–1,5 m | 10–15 cm | M |
| Pallet, thùng lớn | 2 m | 20 cm | Q |
| Phiếu giao hàng | 25 cm | 3 cm | M |
Mức Q cho những thứ bị cọ xát trong vận chuyển, mức M cho phần còn lại. Đừng mặc định chọn mức H: nó làm lưới dày hơn ở cùng lượng nội dung, và cắt gần một nửa sức chứa mà không giải quyết vấn đề nào ở đây.
Khi nào mã vạch vẫn hợp hơn
Ba trường hợp mã vạch vẫn là lựa chọn đúng. Kho đã trang bị máy quét laser và quét hàng trăm mã mỗi giờ — máy laser bắt mã vạch nhanh hơn hẳn, không cần lấy nét. Nhãn quá hẹp để đặt một hình vuông, như tem trên tuýp hay chai nhỏ. Và hàng bán qua kênh siêu thị, nơi mã EAN-13 do GS1 cấp là điều kiện để lên kệ.
Cách nhiều kho làm là in cả hai trên một tem: mã vạch cho máy quét, mã QR cho điện thoại và cho khách. Nếu bạn cần dãy tem như vậy, tạo mã vạch Code 128 hoặc EAN-13 rồi ghép cạnh mã QR, nhớ chừa vùng trắng riêng cho từng mã.
Ba lỗi hay gặp trong kho
Lỗi thứ nhất là dán tem lên chỗ có băng keo. Lớp keo bóng phản đèn kho — vốn là đèn huỳnh quang treo cao — và mã trở nên khó quét đúng vào lúc nhân viên đang vội.
Lỗi thứ hai là in tem trên giấy in nhiệt. Loại giấy này phai theo thời gian và nhiệt độ; kiện hàng nằm trong container nóng vài ngày là tem bạc màu. Với hàng lưu kho lâu, hãy in decal thường bằng máy in laser.
Lỗi thứ ba là dán mã lên góc thùng hoặc chỗ gấp. Mã gãy qua nếp gấp gần như không quét được, kể cả khi in hoàn chỉnh — hãy chọn mặt phẳng rộng nhất của thùng.
Chốt lại cho người quản kho
Ba điều đáng nhớ. Mã QR thắng ở khâu nào dùng điện thoại và cần nhiều dữ liệu; mã vạch thắng ở khâu nào có máy quét laser và cần tốc độ. Nội dung trong mã nên là link tra cứu chứ không phải dữ liệu khách hàng. Và tem trong kho nên để mức sửa lỗi Q, in decal thay vì giấy nhiệt.
Theo tôi, giá trị lớn nhất của mã QR với một kho nhỏ không phải là thay thế mã vạch mà là bỏ được khoản đầu tư máy quét. Một kho vài trăm mã mỗi ngày dùng điện thoại của nhân viên là đủ, và số tiền lẽ ra mua máy quét thì để dành cho việc khác. Nếu bạn muốn thử, hãy bắt đầu bằng một lô nhỏ: xuất năm mươi dòng ra CSV, sinh mã hàng loạt rồi tải về, in thử một tờ decal và cho nhân viên dùng một tuần trước khi triển khai cả kho.
Hỏi đáp về mã QR trong kho vận
Máy quét mã vạch có đọc được mã QR không
Máy quét laser một tia thì không, vì nó chỉ đọc theo một chiều. Máy quét ảnh hai chiều thì đọc được cả hai loại, nhưng giá cao hơn. Nếu kho bạn đang dùng máy laser cũ, chuyển sang mã QR đồng nghĩa với việc phải đổi máy hoặc dùng điện thoại.
Có nên in thông tin khách hàng vào mã QR trên thùng không
Không nên. Mã QR tĩnh là văn bản mở, ai quét cũng đọc được tên, địa chỉ và số điện thoại của khách. Hãy để mã chứa link tra cứu, dữ liệu thật nằm trong hệ thống của bạn.
Mã QR trên thùng có bị hỏng khi vận chuyển không
Có thể, do cọ xát và ẩm. Chọn mức sửa lỗi Q để chịu được khoảng 25% diện tích hỏng, in trên decal chống ẩm, và dán vào mặt phẳng thay vì góc thùng. Nếu tem hay hỏng, hãy dán hai tem ở hai mặt.
Kho không có mạng thì quét mã QR có dùng được không
Việc đọc mã không cần mạng, nhưng nếu mã chứa link tra cứu thì mở link cần mạng. Với khu vực sóng yếu, hãy để mã chứa mã kiện dạng văn bản thuần và đối chiếu với danh sách ngoại tuyến trong máy.
Có cần phần mềm quản lý kho để dùng mã QR không
Không bắt buộc. Một bảng tính dùng chung cộng một biểu mẫu để nhân viên nhập số đếm là đủ cho kho vài trăm mã. Phần mềm chỉ cần khi bạn muốn tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực.